Ответственность работодателя за недоплату заработной платы

Ошибку в расчете зарплаты легко допустить даже при автоматизированном учете. Но для работодателя это не просто бухгалтерская неточность: если сотруднику выплатили меньше положенного или позже установленного срока, могут возникнуть обязанность доплатить задолженность, выплатить компенсацию, административный штраф, а в отдельных случаях — может грозить уголовная ответственность.

Почему сотруднику могут недоплатить зарплату

Причины бывают разными. На практике чаще всего встречаются:

• ошибки при расчете зарплаты — например, неверно указаны отработанные часы или дни;
• неправильный расчет отпускных, больничных или командировочных;
• ошибки при начислении премий и доплат, предусмотренных трудовым договором или локальными актами;
• неправильное применение норм трудового законодательства;
• ошибки в настройках бухгалтерской программы;
• опечатки при вводе данных;
• несвоевременное внесение кадровых изменений — например, нового оклада или перевода сотрудника.

При этом ссылка на ошибку бухгалтера сама по себе не освобождает работодателя от обязанности рассчитаться с сотрудником. Ответственность перед работником несет именно работодатель.

Что считается недоплатой зарплаты

В законодательстве нет отдельного понятия «недоплата зарплаты». На практике речь идет о неполной выплате причитающихся работнику сумм.

Если выяснится, что выплата была произведена не в полном размере и в установленный срок, работодатель должен исправить расчет и выплатить причитающуюся сумму.

Какие последствия ждут работодателя

Недоплата может привести сразу к нескольким видам ответственности:

1. материальной — нужно погасить задолженность и выплатить компенсацию;

2. административной — возможен штраф за нарушение трудового законодательства;

3. уголовной — в случае длительной и умышленной невыплаты зарплаты при наличии предусмотренных законом обстоятельств.

Разберем каждый вариант.

Материальная ответственность

Если зарплату выплатили не полностью или с нарушением установленного срока, работодатель должен выплатить сотруднику компенсацию.

По статье 236 ТК РФ ее размер составляет не менее 1/150 действующей в соответствующий период ключевой ставки ЦБ РФ от суммы, которую не выплатили вовремя, за каждый день задержки. Расчет идет со следующего дня после установленной даты выплаты до дня фактического расчета включительно. При неполной выплате компенсацию считают именно с фактически не выплаченной суммы.

Например, сотруднику вовремя выплатили 70 000 рублей вместо положенных 75 000 рублей. Компенсацию рассчитывают с 5 000 рублей задолженности за каждый день просрочки.

Размер компенсации можно установить выше минимального — например, в трудовом или коллективном договоре либо локальном нормативном акте.

При задержке зарплаты больше чем на 15 дней сотрудник может приостановить работу, написав заявление.

Административная ответственность

За невыплату или неполную выплату зарплаты в установленный срок предусмотрена ответственность по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ.

Для ИП штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей, для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей. Также может применяться предупреждение.

Если работодатель уже привлекался к ответственности за аналогичное нарушение, санкции увеличиваются:

• для должностного лица — от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;

• для ИП — от 10 000 до 30 000 рублей;

• для организации — от 50 000 до 100 000 рублей.

При этом административный штраф не заменяет обязанность рассчитаться с сотрудником. Работодатель все равно должен выплатить задолженность и компенсацию за задержку.

Если работодатель — субъект МСП

Для организаций, которые относятся к малому и среднему бизнесу, действуют специальные правила назначения административных штрафов. С 1 сентября 2026 года для малых и микропредприятий будет закреплен механизм назначения штрафа в размере, предусмотренном для ИП, если соответствующая статья предусматривает такую санкцию.

Уголовная ответственность за недоплату зарплаты

Уголовная ответственность за задержку зарплаты предусмотрена статьей 145.1 Уголовного кодекса РФ:

• Частичная невыплата свыше трех месяцев заработной платы, совершенная из корыстной или иной личной заинтересованности руководителем организации, работодателем — физическим лицом, руководителем филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации, наказывается штрафом в размере до 120 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до одного года, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на срок до одного года.

Для частичной невыплаты требуется, чтобы она продолжалась свыше трех месяцев и была совершена руководителем или работодателем-физлицом из корыстной или иной личной заинтересованности.

• Полная невыплата свыше двух месяцев заработной платы или выплата заработной платы свыше двух месяцев в размере ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности руководителем организации, работодателем — физическим лицом, руководителем филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации, наказывается штрафом в размере от 100 000 до 500 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех лет, либо принудительными работами на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового;
• Если деяния, предусмотренные частями первой или второй статьи 145.1. УК РФ, повлекли тяжкие последствия, они наказываются штрафом в размере от 200 000 до 500 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет, либо принудительными работами на срок от двух до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет или без такового, либо лишением свободы на срок от двух до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет или без такового.

Под частичной невыплатой заработной платы согласно УК РФ понимается осуществление платежа в размере менее половины подлежащей выплате суммы.

Что делать, если обнаружили ошибку в зарплате

Чем раньше работодатель обнаружит ошибку и исправит ее, тем ниже риск трудового спора.

Шаг 1. Проверить расчет

Определить:

• сколько сотруднику должны были начислить;

• сколько фактически начислили;

• сколько выплатили;

• за какой период возникла ошибка;

• почему она произошла.

Проверить табель, кадровые документы, трудовой договор, расчетные листки и данные бухгалтерской программы.

Шаг 2. Исправить начисление

Сделать корректирующие расчеты и отразить их в учете. Если ошибка возникла из-за неправильных исходных данных, сначала нужно исправить кадровую или первичную информацию.

При необходимости также можно оформить бухгалтерскую справку, в которой зафиксировать причину и сумму корректировки.

Шаг 3. Рассчитать компенсацию

Если из-за ошибки сотрудник получил меньше положенного в установленный срок, нужно определить сумму компенсации по статье 236 ТК РФ.

Шаг 4. Выплатить задолженность

Перечислить сотруднику:

• недостающую сумму;

• компенсацию за задержку.

Не стоит ждать, пока работник напишет заявление или обратится в инспекцию. Если работодатель сам обнаружил ошибку, безопаснее исправить ее как можно быстрее.

Что происходит с НДФЛ и страховыми взносами

Исправление зарплаты может повлиять не только на выплату сотруднику, но и на налоговый и страховой учет.

Если после перерасчета увеличилась сумма дохода работника, нужно проверить:

• НДФЛ;

• страховые взносы;

• расчеты с бюджетом;

• ранее представленные расчеты и сведения.

Если корректировка относится к уже сданному отчетному периоду, бухгалтеру нужно определить, требуется ли представить уточненный расчет и доплатить налог или взносы.

При этом порядок зависит от того, в какой период относится ошибка и когда ее обнаружили, поэтому автоматически подавать уточненку в каждом случае не нужно.

Отдельно стоит учитывать, что в 2026 году действует новая предельная база для страховых взносов — 2 979 000 рублей на одного работника.

Как избежать ошибок при расчете зарплаты

Чтобы не исправлять начисления постфактум, работодателю стоит регулярно проверять:

• кадровые изменения и своевременность их внесения в программу;

• табели учета рабочего времени;

• оклады и установленные доплаты;

• условия премирования;

• отпускные и компенсации;

• больничные;

• командировочные;

• даты выплаты зарплаты;

• правильность удержаний;

• соответствие расчетов трудовым договорам и локальным нормативным актам.

Что делать работодателю, если сотрудник заявил о недоплате

Если работник обнаружил ошибку раньше бухгалтера, не стоит сразу рассматривать ситуацию как трудовой конфликт.

Сначала необходимо проверить расчет и документы. Если сотрудник действительно получил меньше положенного, понадобится:

1. подтвердить сумму задолженности;

2. исправить начисление;

3. рассчитать компенсацию;

4. выплатить сотруднику недостающую сумму;

5. проверить, нужно ли скорректировать налоговый и страховой учет;

6. выяснить причину ошибки, чтобы она не повторилась.

Если работодатель не согласен с требованиями сотрудника, вопрос может перейти в трудовой спор. Работник вправе обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд.

Ошибки в расчете зарплаты могут стоить бизнесу денег и времени. «Lad.Рядом с бизнесом» возьмет бухгалтерию на себя: поможем правильно рассчитать зарплату, налоги и взносы, подготовить отчетность и вовремя исправить ошибки. Передайте бухгалтерию специалистам — оставьте заявку на бухгалтерское обслуживание ниже.