УПД при УСН в 2026: без НДС и с НДС, как заполнять

Универсальный передаточный документ (УПД) — документ, который может одновременно подтвердить хозяйственную операцию и заменить счет-фактуру. В 2026 году работа с УПД для бизнеса на УСН стала особенно важной. Часть компаний и предпринимателей на упрощенке, которые раньше оформляли документы без налога, теперь должны учитывать НДС.

С 1 апреля 2026 года в УПД появились новые реквизиты, в том числе связанные с отгрузкой в счет аванса и сведениями ОГРНИП для ИП.

Что такое УПД и когда его используют на УСН

Универсальный передаточный документ объединяет реквизиты первичного учетного документа и счета-фактуры. Поэтому с его помощью можно оформить передачу товаров, выполнение работ, оказание услуг или передачу имущественных прав.

Главное преимущество — вместо нескольких документов можно оформить один. Например, при продаже оборудования продавцу не обязательно составлять отдельно накладную и счет-фактуру, если УПД содержит все необходимые сведения.

При этом у документа есть два статуса:

• «1» — УПД одновременно выполняет функции первичного документа и счета-фактуры;

• «2» — документ используется только как первичный учетный документ.

Выбор статуса зависит не от системы налогообложения, а от того, нужно ли оформлять счет-фактуру в рамках конкретной операции.

Поэтому компания или предприниматель на УСН без обязанности исчислять НДС может использовать УПД со статусом «2». Если же организация стала плательщиком НДС и предъявляет налог покупателю, применяется УПД со статусом «1».

Как оформить УПД при УСН без НДС

В 2026 году автоматическое освобождение от НДС для плательщиков УСН действует при соблюдении установленного лимита доходов. Если доход за 2025 год не превысил 20 млн рублей, обязанности исчислять НДС с начала 2026 года нет.

В такой ситуации при оформлении отгрузки можно использовать УПД со статусом «2». Он подтверждает факт передачи товара, выполнения работы или оказания услуги, но не заменяет счет-фактуру.

В документе необходимо указать все обязательные реквизиты первички: сведения о продавце и покупателе, содержание операции, количество и стоимость, дату составления и данные ответственных лиц.

В части НДС можно указать «Без НДС». Не следует выделять налог расчетным способом только потому, что в форме УПД есть соответствующая графа.

При этом не требуется заполнять сведения, предназначенные для расчета НДС и контроля налогового вычета, если они не относятся к конкретной хозяйственной операции.

УПД на УСН с НДС: какие ставки применять в 2026 году

Если доходы на УСН за предыдущий год превысили установленный порог освобождения, возникает обязанность исчислять и уплачивать налог. При этом упрощенец может применять специальные ставки 5% или 7% либо выбрать общеустановленную ставку 22% с возможностью применения налоговых вычетов.

Для 2026 года действуют следующие правила и лимиты:

Есть важный нюанс: ставки 5 и 7% нельзя менять произвольно от сделки к сделке. Их применение связано с установленными правилами и продолжительностью использования. Для впервые применивших специальные ставки в 2026 году предусмотрена возможность отказаться от них в течение четырех последовательных кварталов при соблюдении установленных условий.

Если продавец начисляет НДС и использует УПД как счет-фактуру, документ оформляют со статусом «1».

В нем указывают:

• стоимость товаров, работ или услуг;

• количество и цену;

• ставку НДС;

• сумму налога;

• стоимость с учетом НДС;

• сведения о продавце и покупателе;

• реквизиты счета-фактуры и другие необходимые данные.

Покупатель, в свою очередь, сможет использовать предъявленный продавцом НДС для вычета, если соблюдены общие условия для его применения. ФНС отдельно подтверждает, что суммы НДС, предъявленные плательщиком УСН по ставкам 5 или 7%, могут приниматься покупателем к вычету в общем порядке.

Как заполнить УПД на УСН в 2026 году

УПД можно составлять на бумаге или в электронном виде. Для электронного документооборота применяется формат 5.03.

С 2026 года при электронном обмене документами УПД стал обязательным. Он заменяет привычные связки «счет-фактура + накладная» или «счет-фактура + акт» — если контрагенты используют ЭДО. На бумаге можно продолжать оформлять документы также, как раньше.

При заполнении документа стоит обратить внимание на несколько блоков.

1. Данные продавца и покупателя

Наименования, ИНН и другие идентифицирующие сведения должны соответствовать данным участников сделки.

Ошибка в реквизитах, из-за которой невозможно определить продавца, покупателя или саму операцию, может стать существенной.

2. Статус документа

В левом верхнем углу указывают:

• 1 — если УПД выполняет функции первичного документа и счета-фактуры;

• 2 — если он используется только как первичный документ.

Это один из первых реквизитов, который стоит проверить перед отправкой документа контрагенту.

3. Валюта

В УПД необходимо указать валюту операции. Для документов, которые одновременно выполняют функции счета-фактуры, особенно важно корректно заполнить все обязательные реквизиты налоговой части.

4. Информация о товарах, работах или услугах

Наименование должно позволять идентифицировать предмет сделки. Для товаров указывают количество, единицу измерения, цену и стоимость.

Если операция облагается НДС, дополнительно отражают ставку и сумму налога.

5. Отгрузка в счет аванса

При отгрузке в счет ранее полученной предоплаты бухгалтеру нужно проверить реквизиты авансового счета-фактуры и корректно перенести их в документ.

6. Особенности для предпринимателя

Для ИП в 2026 году также актуальны изменения в реквизитах счета-фактуры. В частности, вместо ранее использовавшихся данных свидетельства о регистрации учитываются сведения из ОГРНИП.

Поэтому старые шаблоны УПД и счетов-фактур лучше не использовать без проверки.

Самые частые ошибки в УПД на УСН в 2026 году

Ошибки в универсальном передаточном документе условно можно разделить на те, которые влияют на налоговый учет, и технические неточности.

Неправильно выбран статус

Если документ должен одновременно выполнять функции счета-фактуры и первички, но ему присвоен статус «2», покупатель не сможет использовать его как счет-фактуру для вычета НДС.

Поэтому перед отправкой важно проверить не только сумму налога, но и сам статус документа.

Указана неправильная ставка

Для плательщиков УСН в 2026 году особенно важно не перепутать специальную ставку 5 или 7% с общей ставкой 22%.

Нельзя исходить только из того, что «у нас УСН — значит, НДС всегда 5%». Сначала нужно определить право на освобождение от НДС, затем — применяемую ставку и правила ее использования.

НДС не начислен после утраты освобождения

Если доходы превысили установленный предел, необходимо определить момент возникновения обязанности по НДС и скорректировать документооборот.

Здесь особенно опасно продолжать выставлять документы «без НДС» по старому шаблону. С момента, когда ИП стал плательщиком НДС, необходимы выставлять УПД с НДС.

Ошибки в наименовании товара или услуги

Если из документа невозможно понять, что именно было продано, выполнено или оказано, это может создать проблемы при подтверждении операции.

Неверные реквизиты сторон

Опечатка в адресе не всегда критична. Но ошибка в ИНН, наименовании или других данных, которая мешает идентифицировать участников сделки, уже может иметь налоговые последствия.

Использование устаревшего электронного формата

Нужно убедиться, что используется актуальный формат и программное обеспечение корректно формирует обязательные реквизиты.

Что делать, если в УПД нашли ошибку

Не стоит просто удалять старый документ и создавать новый. Порядок исправления зависит от характера ошибки и от того, успел ли покупатель принять документ.

Если ошибка влияет на содержание счета-фактуры или первичного документа, обычно требуется оформить исправленный УПД в установленном порядке.

Если же это техническая неточность, которая не мешает определить продавца, покупателя, содержание операции и ее стоимость, последствия могут быть менее серьезными.

Поэтому перед исправлением документа нужно определить:

1. в каком именно реквизите ошибка;

2. влияет ли она на налоговую часть;

3. был ли документ уже принят контрагентом;

4. отражена ли операция в декларации по НДС;

5. требуется ли корректировка налогового учета.

Особенно важно не исправлять УПД и налоговую декларацию независимо друг от друга: данные документов и отчетности должны совпадать.

Как избежать ошибок в УПД на УСН

В 2026 году УПД требует особого внимания: одновременно нужно контролировать правила первичного учета, НДС, налоговый режим, электронный документооборот и изменения в реквизитах документов.

Особенно рискованно работать по старым шаблонам, если компания перешла из категории освобожденных от НДС в категорию плательщиков налога. В такой ситуации недостаточно просто изменить ставку в программе — нужно проверить весь документооборот и порядок отражения НДС в учете.

Если не хотите самостоятельно следить за изменениями в УПД, НДС и отчетности, бухгалтерию можно передать специалистам.

«Lad.Рядом с бизнесом» поможет с бухгалтерией, проконтролирует расчеты и подготовку отчетности. Оставьте заявку, чтобы узнать подробнее о наших услугах.