НДФЛ для ИП на ОСНО: как считать доходы и расходы, как сдавать отчеты

Если индивидуальный предприниматель работает на общей системе налогообложения, он самостоятельно рассчитывает и платит НДФЛ с доходов от бизнеса. Налог начисляют не на всю выручку: доход можно уменьшить на  фактические подтвержденные расходы либо двадцать процентов от доходов (профессиональный налоговый вычет), если расходы документально подтвердить нельзя.

С 2025 года для предпринимательских доходов действует прогрессивная шкала НДФЛ — от 13 до 22%.

Когда ИП применяет ОСНО

ОСНО — общий режим налогообложения. Обычно предприниматели выбирают его, когда специальные режимы недоступны или не соответствуют особенностям бизнеса. Например:

• доходы или другие показатели не позволяют применять УСН;

• деятельность относится к направлениям, для которых использование УСН ограничено;

• основными клиентами являются компании — плательщики НДС, которым важно получать входной налог к вычету;

• предпринимателю необходим режим без ограничений по доходам и численности работников, характерных для спецрежимов.

Перед переходом на ОСНО стоит оценить налоговую нагрузку в комплексе: ИП придется учитывать не только НДФЛ, но и НДС, страховые взносы, имущественные и другие налоги.

Какие налоги платит ИП на ОСНО

Основные обязательства предпринимателя на общей системе:

• НДФЛ — с доходов от предпринимательской деятельности;

• НДС — с облагаемых операций, если у ИП нет освобождения от этого налога;

• налог на имущество физических лиц — при наличии соответствующего имущества.

В зависимости от деятельности и принадлежащего имущества могут также возникнуть земельный и транспортный налоги, акцизы и другие платежи.

Налог на имущество предприниматель обычно не рассчитывает самостоятельно: налоговая инспекция направляет ему уведомление. А вот НДФЛ и НДС ИП должен учитывать и рассчитывать самостоятельно.

Как рассчитать НДФЛ для ИП на ОСНО

Базовая формула выглядит так:

НДФЛ = налоговая база × ставка НДФЛ

Налоговую базу определяют исходя из доходов предпринимателя за вычетом профессионального налогового вычета.

ИП может уменьшить доход:

1. на фактические расходы, которые связаны с предпринимательской деятельностью и подтверждены документами;

2. на профессиональный вычет в размере 20% от доходов, если подтвердить расходы документально невозможно.

Одновременно применять оба варианта нельзя. Поэтому предпринимателю стоит заранее оценить свои затраты и выбрать способ, который позволяет получить больший вычет.

Прогрессивная шкала НДФЛ в 2026 году

Для предпринимательских доходов в 2026 году применяется следующая шкала:

Например, если налоговая база составляет 3 млн рублей, первые 2,4 млн облагаются по ставке 13%, а оставшиеся 600 тыс. рублей — по ставке 15%.

Какие доходы учитывать ИП на ОСНО

Для НДФЛ учитываются доходы, полученные от предпринимательской деятельности: выручку от продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг.

При этом не каждое поступление на расчетный счет автоматически становится доходом для целей налогообложения. Например, собственные деньги, которые предприниматель внес на расчетный счет, доходом от бизнеса не являются.

Авансы от покупателей, напротив, учитываются по правилам определения доходов для НДФЛ.

При расчете налоговой базы доходы учитывают без НДС.

Какие расходы можно принять к вычету

Если предприниматель выбирает фактические расходы, они должны быть связаны с бизнесом и подтверждены документами.

В состав таких затрат могут входить:

• Материальные расходы — сырье, материалы, комплектующие, упаковка и другие ресурсы, необходимые для производства или оказания услуг.

• Расходы на оплату труда — выплаты сотрудникам и страховые взносы.

• Амортизация — постепенное включение стоимости используемых в бизнесе основных средств в расходы.

• Аренда — например, расходы на офис, производственное помещение или склад.

• Прочие расходы — реклама, связь, сертификация, консультационные услуги, обеспечение условий труда и другие затраты, непосредственно связанные с предпринимательской деятельностью.

Одной оплаты недостаточно: предпринимателю важно иметь документы, из которых видно, что расход действительно был, связан с бизнесом и соответствует требованиям налогового законодательства.

Как ИП ведет учет доходов и расходов

Для расчета НДФЛ предприниматель должен вести книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций (КУДиР). Именно на ее основании заполняется декларация 3-НДФЛ. КУДиР можно вести в бумажном или электронном виде — главное, чтобы все операции фиксировались своевременно.

Когда платить НДФЛ и авансовые платежи

Налог перечисляют в течение года частями. ИП платит три авансовых платежа, а после окончания года делает окончательный расчет.

Сроки уплаты:

• за 1 квартал — до 28 апреля;

• за полугодие — до 28 июля;

• за девять месяцев — до 28 октября;

• НДФЛ за год — до 15 июля следующего года.

Авансы рассчитывают нарастающим итогом: определяют налоговую базу с начала года, рассчитывают налог и вычитают ранее начисленные авансовые платежи.

Как рассчитать авансовый платеж

В общем виде формулы такие:

Аванс за 1 квартал = НДФЛ с налоговой базы за 1 квартал.

Аванс за полугодие = НДФЛ с базы за полугодие − аванс за 1 квартал.

Аванс за девять месяцев = НДФЛ с базы за девять месяцев − авансы за 1 квартал и полугодие.

Если с начала года налоговая база перешла один из порогов прогрессивной шкалы, налог рассчитывают сразу по нескольким ставкам.

Как ИП отчитывается по НДФЛ

По итогам года предприниматель подает декларацию 3-НДФЛ.

Срок сдачи — до 30 апреля года, следующего за отчетным. Например, декларацию за 2026 год необходимо представить до 30 апреля 2027 года.

Доверьте бухгалтерию профессионалам. Оставьте заявку, и мы возьмем расчеты, налоги и отчетность на себя, подскажем, как оптимизировать нагрузку и настроим процессы так, чтобы вы тратили минимум времени на бухгалтерию и могли спокойно заниматься бизнесом.