Локальные нормативные акты: что это, какие ЛНА должен разработать работодатель

Что такое локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты — это внутренние документы организации, разработанные работодателем в соответствии со статьей 8 ТК РФ. В них устанавливаются правила работы, корпоративные стандарты, обязанности сотрудников и социальные гарантии.

Действие этих документов распространяется только на сотрудников данной компании/ИП.

Требования к локальным нормативным актам

Чтобы ЛНА имели юридическую силу, при их разработке необходимо соблюдать ключевые требования:

1. Соответствие законодательству. Нормы локальных актов не могут ухудшать положение работников по сравнению с Трудовым кодексом, но могут его улучшать. Например, оплата работы в выходной день не может быть ниже двойной ставки, но может быть установлена в большем размере.
2. Согласование с профсоюзом. При наличии в организации профсоюза проект ЛНА обязательно согласовывается с ним. При отсутствии профсоюза работодатель утверждает акты самостоятельно.
3. Письменная или электронная форма. Обязательно оформление в виде письменного документа. При использовании электронного документооборота допустима электронная форма.
4. Многократность применения. ЛНА действует постоянно до его отмены или изменения.

Виды локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты могут быть оформлены в виде разных документов, например, положение, инструкция, правила или график. Формат выбирает работодатель, исходя из содержания документа.

Все ЛНА делятся на две категории: обязательные (требуемые законодательством) и необязательные (разрабатываемые для оптимизации внутренних процессов и минимизации рисков).

Перечень обязательных локальных нормативных актов

Наличие следующих документов является требованием законодательства РФ:

1. Правила внутреннего трудового распорядка. Регламентируют режим работы и отдыха, основные права и обязанности сторон, меры поощрения и взыскания.

2. Положение об обработке и защите персональных данных работников. Устанавливает порядок работы с личной информацией сотрудников (Ф. И. О., паспортные данные, ИНН и пр.).

3. Документы по охране труда. Включают инструкции по охране труда, правила пожарной и электробезопасности, регламент проведения инструктажей.

4. Штатное расписание. Фиксирует структуру организации, должности, количество штатных единиц и размеры окладов.

5. Табель учета рабочего времени. Документ для ежедневного фиксирования отработанных часов, отпусков, больничных и иных неявок.

6. График отпусков. Утверждает очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам на календарный год.

7. Положение об оплате труда. Детализирует систему оплаты, условия начисления заработной платы, премий, надбавок и компенсаций.

8. Положение о дистанционной работе. Определяет порядок перевода на удаленный режим, условия труда и взаимодействия с дистанционными сотрудниками.

Рекомендуемые (необязательные) локальные акты

Эти документы разрабатываются по инициативе работодателя для регламентации конкретных областей деятельности:

• Должностные инструкции. Четко определяют квалификационные требования, обязанности, права, ответственность и подчиненность для каждой должности.

• Положение о коммерческой тайне. Устанавливает перечень конфиденциальной информации, меры по ее защите и ответственность за разглашение.

• Положение о кадровом электронном документообороте (КЭДО). Регламентирует порядок работы с электронными кадровыми документами: создание, подписание, хранение и обмен.

• Положение о служебных командировках. Детализирует процедуру оформления, оплаты и компенсации расходов, связанных с командировками.

• Положение о медицинских осмотрах. Определяет порядок и категории работников, обязанных проходить предварительные и периодические медосмотры.

Данный перечень не является исчерпывающим. Организация может разрабатывать иные внутренние документы для регулирования своей деятельности.

Особенности для микропредприятий

Микропредприятия вправе не оформлять большую часть указанных документов (ст. 309.2 ТК РФ). Они могут полностью или в части отказаться от разработки ЛНА, регулирующих трудовые отношения, а именно от:

• правил внутреннего распорядка,
• должностных инструкций,

• положений об оплате труда, о премировании и др.

При отказе все сведения, которые обычно содержатся в указанных актах, требуется прописать в трудовых договорах. Любое изменение придется оформлять дополнительным соглашением с каждым работником. Сами трудовые договоры заключаются по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 года.

При этом нельзя отказаться от:

• приказа/положения о временном переходе на дистанционный формат работы;
• кадровых приказов;
• инструкций по охране труда;
• трудовых книжек;
• результатов СОУТ (спецоценки условий труда).

Порядок разработки и утверждения локальных нормативных актов

Разработка и введение в действие ЛНА — это регламентированный процесс. Его соблюдение гарантирует юридическую силу документов и позволяет избежать претензий со стороны контролирующих органов и работников.

Этап 1. Разработка проекта ЛНА

Типовая структура должна включать:

1. Реквизиты: название документа, дата, регистрационный номер.
2. Наименование организации: полное официальное название (например, ИП Иванов А. А.).
3. Цели и задачи документа: четкое определение сферы регулирования.
4. Основная часть: детальное и однозначное описание правил, процедур, прав и обязанностей. Следует избегать неопределенных формулировок («по решению руководства»). Рекомендуется указывать ссылки на нормы ТК РФ.
5. Ответственность: определение должностных лиц или отделов, ответственных за исполнение и контроль.
6. Порядок утверждения и изменения: указание лица, уполномоченного утверждать документ, и процедуры внесения изменений.
7. Срок действия: чаще указывается только дата вступления в силу. Для некоторых документов указывается конкретный срок действия (например, график отпусков — на календарный год).
8. Ответственность за нарушения: возможные меры дисциплинарного воздействия за несоблюдение установленных правил.
9. Заключительные положения: порядок ознакомления работников с документом под подпись. Здесь же указывается должность и Ф. И. О. утвердившего лица.

Этап 2. Согласование проекта

Проект ЛНА необходимо согласовать со всеми заинтересованными подразделениями (например, с юридической службой на предмет соответствия законодательству). Согласование фиксируется визами на самом проекте или в специальном листе согласования.

Обязательное согласование с профсоюзом: при наличии в организации выборного органа первичной профсоюзной организации проект направляется ему для мотивированного мнения. Учитывать предложения профсоюза не обязательно, но их отклонение может стать основанием для трудового спора.

Этап 3. Утверждение и введение в действие

ЛНА утверждается приказом (распоряжением) работодателя или путем проставления грифа «УТВЕРЖДАЮ» с подписью руководителя. Документу присваивается регистрационный номер. Он действует с даты его утверждения или с иной даты, прямо указанной в тексте и до отмены или замены новым актом.

Этап 4. Ознакомление работников и хранение

Все работники, чью деятельность регулирует ЛНА, должны быть ознакомлены с ним под личную подпись (ст. 22 ТК РФ). Отсутствие подписи лишает работодателя права применять к сотруднику санкции за нарушение норм. Новые сотрудники знакомятся с ЛНА при приеме на работу.

Ответственность за отсутствие обязательных локальных нормативных актов

Размеры штрафов за отсутствие обязательных ЛНА по ст. 5.27 КоАП РФ:

Отсутствие обязательных документов по охране труда (инструкций, правил) карается по отдельной норме — ст. 5.27.1 КоАП РФ. Санкции существенно строже:

Часто задаваемые вопросы о локальных нормативных актах

Что такое локальный нормативный акт?

Это внутренний документ организации, который разрабатывается работодателем и устанавливает общие правила трудовых отношений для всех или определенной категории сотрудников. К ним относятся, например, правила внутреннего трудового распорядка.

Может ли работодатель отказаться от принятия локальных нормативных актов?

Отказ от обязательных ЛНА возможен только для микропредприятий, которые переводят все необходимые условия труда в текст трудового договора (по типовой форме). Отказ от необязательных ЛНА — это право любого работодателя.

Чем ЛНА отличается от организационно-распорядительного документа (ОРД)?

Ключевое отличие заключается в характере и сроке действия документа:

• Локальный нормативный акт устанавливает долгосрочные, общие нормы и правила для неопределенного круга сотрудников (например, порядок премирования). Он действует постоянно до его отмены.
• ОРД, такой как приказ или распоряжение, носит разовый, конкретный характер и направлен на решение текущей оперативной задачи (например, приказ о проведении инвентаризации). Его действие обычно прекращается после исполнения.

Чтобы обеспечить полное соответствие кадрового документооборота требованиям законодательства и защитить ваш бизнес от претензий, передайте эти задачи на аутсорсинг нашей команде экспертов. Оставьте заявку, чтобы узнать больше о наших услугах.

Татьяна Коновалова эксперт по налоговому учету