Какая бухгалтерия нужна ИП на УСН с сотрудниками

Обязанность вести налоговый и бухгалтерский учет

Формально ИП на УСН освобождены от обязательного ведения бухгалтерского учета. 

Но при наличии сотрудников нужно:

• вести налоговый учет;
• оформлять и хранить первичные документы;
• заполнять книгу учета доходов и расходов (КУДиР);
• рассчитывать зарплаты и удержания;
• подавать отчетность в ФНС, СФР и другие фонды.

КУДиР

КУДиР — основной налоговый регистр при УСН. ИП фиксирует в ней доходы и расходы по кассовому методу, что означает учет доходов и расходов по факту оплаты. КУДиР можно вести в бумажном или электронном виде.

Исключение составляют ИП на автоматизированной УСН — им не нужно заполнять КУДиР.

Расчет налогообложения

На основе данных КУДиР рассчитывают налоговую базу и сумму налога.

Для ИП на УСН в 2025 году действуют два варианта ставок:

• с объектом «доходы» — 6%;
• с объектом «доходы минус расходы» — 15%.

ИП на УСН с работниками платит не только единый налог. Также уплачиваются:

• страховые взносы за себя;
• взносы за сотрудников;
• НДФЛ с зарплаты сотрудников;
• имущественные и транспортные налоги — при наличии соответствующего имущества.

Отчетность ИП с сотрудниками

В ФНС:

• Декларация по УСН — раз в год;
• 6-НДФЛ по сотрудникам — ежеквартально;
• Декларация по НДС. С 2025 года ИП на УСН официально являются плательщиками НДС, но если годовой доход не превышает 60 млн руб., применяется автоматическое освобождение — отчетность по НДС сдавать не нужно.
• РСВ — ежеквартально;
• персонифицированные сведения — ежемесячно в те же даты, что и вся отчетность — до 25 числа. Поскольку новый отчет с персональными данными во многом дублирует третий раздел РСВ, ФНС письмом от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@ разрешила в месяцы сдачи РСВ (апрель, июль, октябрь, январь) не подавать персонифицированные сведения, а ограничиться только расчетом по страховым взносам.

Также необходимо подавать уведомления о предстоящих платежах по УСН и по страховым взносам за сотрудников для правильного учета денег на ЕНС.

В СФР:

• ЕФС-1 — единая форма отчетности.

ЕФС-1 сдается с 1 января 2023 года. Периодичность зависит от разделов:

• Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) — при приеме, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении/расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня; при переводах, переименованиях, установлении или запрете занимать должность — до 25-го числа месяца после отчетного. Если кадровых изменений нет — подраздел не сдается.
• Подраздел 3 (ДСВ-3) и Раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально.
• Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — ежегодно.

Отправка отчетов, срок которых установлен 25 числа, может быть разделена на несколько дней — сдавать все одновременно не обязательно.

В Росстат:

• По требованию или раз в пять лет. При подаче через представителя с 2025 года — только с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

ИП на УСН с сотрудниками ведет расчет заработной платы, удержание НДФЛ, начисление страховых взносов, отпускных и больничных, а также сдает отчетность.

Ошибка в оформлении отчетов или правилах их подачи может привести к штрафам или блокировке расчетного счета.

Как ИП на УСН вести бухгалтерию

Обязанности по учету, отчетности и налогам требуют внимательного подхода. Рассмотрим три варианта.

1. Вести бухгалтерию самостоятельно

Плюсы:

• экономия на зарплате сотрудника;
• полный контроль над процессами.

Минусы:

• большие временные затраты;
• требуются знания и их постоянное обновление в связи с изменениями законодательства.

2. Нанять бухгалтера в штат

Плюсы:

• наличие сотрудника «на месте» дает ощущение контроля;
• экономия на сторонних услугах: бухгалтер ИП часто выполняет и кадровую работу, и учет командировок.

Минусы:

• риск злоупотреблений;
• зависимость от конкретного сотрудника, который может заболеть, уйти в отпуск или уволиться;
• недостаточная автоматизация и риск ошибок.

3. Передать бухгалтерию на аутсорсинг

Плюсы:

• гарантированная бесперебойность работы даже при отпуске закрепленного за вами бухгалтера — компания найдет замену на период отсутствия сотрудника;
• нет затрат на IT и оборудование;
• возможность получать услуги профильных специалистов: кадровиков, бухгалтеров, налоговых консультантов;
• внутренний контроль качества;
• оптимизация налогов;
• ответственность за ошибки на стороне подрядчика.

Современные аутсорсинговые компании предлагают многоканальную коммуникацию (мессенджеры, email, телефон, а также есть возможность личной встречи с бухгалтером в офисе), и обеспечивают высокий уровень защиты данных клиентов.

Если у вас остались вопросы или нужна помощь в ведении бухгалтерии, наши специалисты всегда готовы помочь. Обращайтесь — обеспечим точность процесса и соблюдение всех сроков для вашего бизнеса.

Алена Васильева Руководитель отдела по работе с клиентами в Нижнем Новгороде, эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету для селлеров на маркетплейсах