Как выставить счет клиенту на оплату

Что такое счет на оплату

Счет на оплату — это документ, который продавец товаров или исполнитель работ и услуг направляет клиенту перед получением денег. В нем указывают стоимость заказа, реквизиты для перечисления средств, сведения о сторонах сделки и другую информацию, необходимую для оплаты. Благодаря счету покупатель понимает, какую сумму необходимо перевести, за что производится платеж и на какие банковские реквизиты отправлять деньги.

Документ можно выставить как до исполнения обязательств, если предусмотрена предоплата, так и после поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Независимо от момента выставления счет помогает сторонам зафиксировать ключевые условия расчетов и избежать недоразумений.

Хотя законодательство не относит счет к обязательным первичным документам бухгалтерского учета, на практике он используется практически в каждой организации. Это связано с тем, что документ выполняет сразу несколько важных функций:

• фиксирует условия оплаты;
• содержит реквизиты для оплаты и информацию, необходимые для перечисления денежных средств; 
• может одновременно выполнять функцию оферты, если содержит предложение заключить договор и все существенные условия соответствующего договора. Оплата такого счета может рассматриваться как акцепт оферты, если это следует из содержания счета и обстоятельств сделки;
• может использоваться для определения срока оплаты, если это предусмотрено договором или самим счетом;
• используется при возникновении споров.

Обязательно ли выставлять счет на оплату по закону

Российское законодательство не требует оформлять счет перед каждой сделкой. Если между сторонами заключен договор и в нем уже прописаны сумма оплаты, банковские реквизиты и сроки перечисления денежных средств, cчет не нужен.

Однако, если в договоре прямо указано, что оплата производится на основании выставленного счета, продавец обязан оформить и передать его покупателю. Без этого заказчик вправе не перечислять денежные средства до получения соответствующего документа.

Что обязательно должно быть в счете на оплату

Единой обязательной формы счета на оплату законодательство не устанавливает. Организации и индивидуальные предприниматели могут использовать собственный шаблон или формировать документ автоматически в бухгалтерской программе, CRM-системе либо сервисе электронного документооборота.

Главное требование — из содержания счета должно быть понятно, кто его выставил, кому он адресован, что именно оплачивает клиент и какую сумму необходимо перечислить.

Как правило, документ включает несколько обязательных блоков информации.

Сведения о продавце или исполнителе. Индивидуальные предприниматели и самозанятые отражают фамилию, имя, отчество (при наличии), ИНН и данные расчетного счета. Для юридических лиц указывают полное наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты.

Информация о покупателе. Если заказчиком выступает компания, в счете обычно указывают ее наименование, ИНН, КПП и юридический адрес. Для ИП достаточно фамилии, имени, отчества и ИНН.

Описание сделки. Именно этот раздел определяет, за что клиент перечисляет деньги. Обычно в него включают:

• номер и дату выставления счета;

• ссылку на договор, если он был заключен;

• перечень товаров, выполненных работ или оказываемых услуг;

• количество, единицу измерения и стоимость каждой позиции;

• общую стоимость заказа;

• сумму и ставку НДС либо отметку «Без НДС»;

• срок, в течение которого необходимо произвести оплату;

• подпись уполномоченного лица.

Кто выписывает счета на оплату

Оформить счет может сотрудник, которому предоставлены соответствующие полномочия. Чаще всего этим занимается бухгалтер, менеджер по продажам или специалист отдела сопровождения клиентов. В небольших компаниях документ может готовить сам руководитель.

Подписывать счет вправе лицо, действующее на основании должностных полномочий, приказа руководителя или доверенности. Если организация использует электронный документооборот, документ заверяют квалифицированной электронной подписью.

Во многих компаниях перед отправкой счета бухгалтер дополнительно проверяет правильность реквизитов, суммы и налоговых ставок. Такой контроль помогает избежать ошибок, из-за которых платеж может поступить с задержкой или вовсе уйти другому получателю.

Как нужно отправлять счета на оплату

Процедура оформления счета достаточно проста, однако требует внимательности. Даже небольшая ошибка в банковских реквизитах или стоимости может привести к задержке оплаты и дополнительным согласованиям с клиентом.

Шаг 1. Заполнить реквизиты сторон

В первую очередь необходимо внести данные продавца и покупателя. Особое внимание стоит уделить платежным реквизитам. Если хотя бы один реквизит окажется неверным, банк может отклонить платеж или перечислить деньги не тому получателю.

Шаг 2. Указать предмет оплаты

Основная часть счета — описание того, за что клиент перечисляет деньги.

Для каждой позиции обычно приводят:

• наименование товара, работы или услуги;

• количество;

• стоимость одной единицы;

• итоговую сумму;

• размер НДС либо отметку «Без НДС».

Если продавец не является плательщиком НДС и не предъявляет налог покупателю, в счете обычно указывают «Без НДС». Для организаций и ИП на специальных налоговых режимах важно корректно указывать информацию о НДС, чтобы не создать у покупателя ошибочное представление о сумме налога. 

Если ассортимент большой, допускается сделать ссылку на договор, спецификацию, товарную накладную или акт выполненных работ, где приведена полная расшифровка заказа.

Кроме того, в счете можно указать скидку, если она предоставляется покупателю, а итоговую стоимость при необходимости продублировать прописью. Это помогает избежать разночтений при оплате и оформлении бухгалтерских документов.

Шаг 3. Указать условия оплаты

В счете рекомендуется прописать:

• срок, в течение которого необходимо произвести оплату;

• назначение платежа;

• способ расчета, если предусмотрены особые условия;

• информацию о предоплате, полной оплате или рассрочке.

Если договор предусматривает авансовый платеж, это также нужно отразить в документе. 

Шаг 4. Подписать документ

Готовый счет подписывает сотрудник, имеющий соответствующие полномочия. Это может быть руководитель организации, бухгалтер или иной представитель компании, действующий на основании доверенности либо внутреннего приказа.

При использовании бумажного документооборота рядом с подписью обычно указывают фамилию и инициалы подписанта. Если организация продолжает использовать печать, ее также можно поставить на документ, хотя обязательным требованием законодательства это не является.

При электронном обмене документами счет подписывается квалифицированной электронной подписью. Такой документ обладает той же юридической силой, что и бумажный экземпляр.

Шаг 5. Передать счет клиенту

После оформления документ необходимо направить заказчику. Сегодня для этого существует несколько способов:

• по электронной почте в формате PDF;

• через систему электронного документооборота (ЭДО);

• через CRM-систему или личный кабинет клиента;

• курьерской службой;

• обычной почтой, если требуется бумажный оригинал.

Есть ли у счета на оплату срок действия

Сам по себе счет не имеет единого срока действия, установленного законодательством. Обычно этот период определяется сторонами сделки и указывается либо в самом документе, либо в договоре.

Например, продавец может установить, что счет необходимо оплатить в течение нескольких рабочих дней с момента его получения. После истечения этого срока организация вправе изменить стоимость товаров или услуг, скорректировать условия сотрудничества либо оформить новый счет с актуальными ценами.

Кроме того, именно срок оплаты часто становится отправной точкой при расчете договорной неустойки. Если клиент перечислит деньги позже установленной даты, продавец сможет применить предусмотренные договором санкции, например начислить пени за каждый день просрочки.

Сроки хранения счетов на оплату

Порядок хранения зависит от того, какую роль играет документ в конкретной сделке.

Если счет одновременно выполняет функцию договора, его рекомендуется хранить в течение срока, установленного для договорной документации.

Когда счет используется как основание для подтверждения расходов или заменяет первичный документ, следует руководствоваться требованиями архивного законодательства. В общем случае рекомендуемый срок хранения счетов на оплату составляет 5 лет. 

В остальных случаях специальных требований нет. Компания или предприниматель вправе самостоятельно определить внутренние правила хранения счетов и закрепить их в своей учетной политике или локальных нормативных документах.

Правильно оформить счет — только часть работы. Не менее важно соблюдать требования бухгалтерского и налогового учета.

Специалисты «Lad.Рядом с бизнесом» возьмут бухгалтерию, учет и отчетность на себя. Мы помогаем избежать ошибок и снизить налоговые риски. Пока вы занимаетесь развитием компании, мы обеспечим порядок в документах.

Анна Бухалкина эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету для селлеров на маркетплейсах