Бухгалтерский аутсорсинг или штатный бухгалтер — что выбрать?

Кому поручить ведение бухгалтерии

Ответственность за организацию бухгалтерского учета закон возлагает на руководителя компании или самого ИП. На начальном этапе бизнеса можно не нанимать бухгалтера, а вести учет самостоятельно, например, через специальные сервисы.

Но важно понимать: даже самые удобные сервисы и программы требуют времени на освоение. Эти часы зачастую было бы полезнее потратить на развитие бизнеса. К тому же у многих онлайн-сервисов есть ограничения — по налоговым режимам, численности сотрудников или видам деятельности. Когда компания растет, появляются работники и увеличивается число сделок, справиться с учетом без профильного образования становится практически невозможно, даже с помощью специальных инструментов.

Поэтому учет можно передать на аутсорсинг — профессиональной компании, которая обслуживает сразу несколько клиентов.

Основные преимущества и недостатки штатной бухгалтерии

Разберем, что на самом деле дает наличие бухгалтера в штате, а с какими сложностями неизбежно столкнется руководитель.

Преимущества штатной бухгалтерии

На первый взгляд работа с собственным бухгалтером кажется более удобной и надежной. Основные плюсы такого выбора:

• Близость к руководству. Бухгалтер всегда рядом, можно в любой момент зайти и уточнить любой вопрос. У руководителя создается ощущение полного контроля над ситуацией.
• Больше доверия. Свой сотрудник воспринимается как более надежный, чем сторонняя компания. Кажется, что он будет лояльнее и ответственнее относиться к интересам бизнеса.
• Сохранение коммерческой тайны. Есть уверенность, что штатный бухгалтер не разгласит конфиденциальную информацию, в отличие от посторонних специалистов.

Недостатки штатной бухгалтерии

• Постоянный контроль и вовлеченность руководителя. Штатный бухгалтер требует постоянного внимания со стороны директора. Нужно контролировать, чем именно занят сотрудник, поддерживать хорошие отношения, чтобы избегать конфликтов и недопонимания, и решать множество оперативных вопросов — от согласования отпусков до разбора ошибок. Руководитель вынужден тратить время и силы на управление бухгалтером, вместо того чтобы заниматься стратегическими задачами бизнеса.
• Риски при найме и увольнении. Оценить реальную квалификацию бухгалтера при приеме на работу без профильного образования крайне сложно. Ошибка может дорого обойтись компании. А если сотрудник увольняется, руководитель сталкивается с проблемой срочного поиска замены. При этом передача дел часто происходит хаотично или не происходит вовсе — новый бухгалтер разбирается в учете вслепую.
• Организационная нагрузка. Штатный бухгалтер требует полноценного рабочего места с компьютером, оргтехникой и ПО. Все это ложится на плечи компании и требует регулярных вложений.
• Финансовые затраты. Расходы на штатного бухгалтера не ограничиваются зарплатой. Компания платит страховые взносы с выплат сотруднику, оплачивает больничные и отпуска, то есть время, когда бухгалтер не работает, несет затраты на его обучение и повышение квалификации. При этом эффективность работы может быть низкой, а контролировать ее объективно сложно.
• Отсутствие реальной мотивации. Для штатного сотрудника работодатель — это прежде всего источник дохода. Мотивировать бухгалтера на ответственное отношение к работе и личную заинтересованность в результате бизнеса непросто. Ошибки, невнимательность, халатность — все это ложится на компанию, а не на самого бухгалтера.
• Финансовая безответственность. Штатный бухгалтер практически не несет материальной ответственности за свои ошибки. Если из-за его действий налоговая доначисляет налоги, пени и штрафы, все эти суммы ложатся на компанию. Взыскать ущерб с сотрудника по закону крайне сложно — максимум, что грозит бухгалтеру, это административный штраф. При этом конечная ответственность за правильность учета и уплату налогов лежит на генеральном директоре.

Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии

Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг становится осознанным выбором все большего числа предпринимателей. Разберем ключевые преимущества и возможные недостатки такого решения.

Плюсы бухгалтерского аутсорсинга

• Освобождение от управленческой рутины. При передаче бухгалтерии на аутсорсинг руководитель полностью снимает с себя все кадровые и организационные вопросы, связанные с учетом. Не нужно контролировать лояльность сотрудника, решать конфликты и договариваться о сроках, искать замену на время болезни или отпуска. Вместо одного бухгалтера компанию обслуживает целая команда профессионалов: бухгалтеры, налоговые консультанты, юристы, специалисты по кадрам и расчету зарплаты.
• Гарантированный профессионализм. Аутсорсинговая компания отвечает за квалификацию своих сотрудников. Каждый специалист проходит строгий отбор при приеме на работу, регулярно повышает квалификацию и подтверждает ее в ходе внутренних аттестаций. Это исключает риск найма некомпетентного сотрудника, который есть при самостоятельном подборе штатного бухгалтера.
• Многоуровневый контроль качества. В отличие от штатного бухгалтера в аутсорсинговой компании выстроена система внутреннего контроля. Качество ведения учета проверяется на разных этапах, что позволяет своевременно выявлять и исправлять ошибки.
• Финансовая ответственность аутсорсера. Один из самых весомых плюсов — ответственность исполнителя за свои ошибки (в пределах, установленных договором).
• Оплата за результат, а не за присутствие. В аутсорсинге заказчик платит не за часы присутствия сотрудника на рабочем месте, а за конкретный измеримый результат: правильно рассчитанные налоги, вовремя сданные отчеты, профессиональные консультации.
• Главное — фокус на бизнесе. В конечном счете все перечисленные плюсы складываются в главное преимущество: руководитель получает возможность сконцентрироваться на развитии компании и процессах, напрямую влияющих на прибыль, а не погружаться в бухгалтерскую рутину.

Минусы бухгалтерского аутсорсинга

Основной недостаток связан с форматом удаленной работы. Руководителю, привыкшему к тому, что бухгалтер сидит в соседнем кабинете, первое время может быть непривычно. Взаимодействие требует выстроенных коммуникаций: звонков, сообщений в мессенджерах, электронной почты.

Однако на практике при правильно организованных процессах это не становится проблемой. Современные средства связи позволяют решать вопросы быстрее и эффективнее, чем личные встречи.

Что выбрать: аутсорсинг или штатного бухгалтера?

Решение о том, кому доверить бухгалтерию, требует взвешенного подхода. Чтобы определиться, следует заранее оценить свой бизнес по нескольким критериям.

• Масштаб деятельности. Посчитать примерный объем бухгалтерских операций: количество первичных документов, счетов, платежей, отчетов. Для небольшого бизнеса с невысоким документооборотом аутсорсинг почти всегда выгоднее. Для крупных компаний с большим потоком операций может быть оправдано наличие собственной бухгалтерии. Хотя и здесь многие выбирают аутсорсинг, чтобы не расширять штат.
• Специфика бизнеса. Сложность учета может отличаться в зависимости от отрасли. В некоторых сферах, таких как строительство, производство или розничная торговля есть особенности. Если отраслевой учет имеет нюансы, аутсорсинговая компания с опытом работы в нужной сфере, скорее всего, справится лучше. У нее уже будут готовые решения и понимание типовых сложностей.
• Бюджет. Рекомендуется подсчитать реальную стоимость содержания штатного бухгалтера. И сравнить эту сумму с ежемесячным тарифом аутсорсинга. Часто разница оказывается существенной в пользу внешнего подрядчика.

Доверьте бухгалтерию нам — и сконцентрируйтесь на развитии бизнеса. Более 25 лет мы помогаем предпринимателям по всей России вести учет без ошибок и лишних затрат. 5000+ клиентов уже доверили нам свою бухгалтерию и рекомендуют нас партнерам. Оставьте заявку, чтобы узнать больше о наших услугах.

Татьяна Коновалова эксперт по налоговому учету